วันเสาร์ที่ 26 กรกฎาคม พ.ศ. 2551

"การคิดอย่างเป็นระบบ" (System Thinking)

"การคิดอย่างเป็นระบบ" (System Thinking)

คอลัมน์ เส้นสายลายคิด โดย จรีพร แก้วสุขศรี คณะภาษาและการสื่อสาร สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ ประชาชาติธุรกิจ วันที่ 01 สิงหาคม พ.ศ. 2548 ปีที่ 29 ฉบับที่ 3710 (2910)

การดำเนินชีวิตในทุกวันนี้ ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน การเรียน การกิน การเดินทาง ฯลฯ ล้วนแล้วแต่ใช้กระบวนการทางความคิดเป็นหลักทั้ง สิ้น ผู้ที่คิดอย่างเป็นระบบได้มากที่สุด ผู้นั้นก็จะ มีความได้เปรียบในการดำเนินชีวิต ปัจจุบันในเกือบทุกองค์กรได้มีการพัฒนาบุคลากรของตนเองให้มีความสามารถในการคิด และทำอย่างเป็นระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร การคิดอย่างเป็นระบบเป็นส่วนหนึ่งของวินัย 5 ประการ ตามแนวคิดในการพัฒนาองค์กรของการเรียนรู้ของ Dr.Peter Senge (ผู้เขียนเรื่อง The Fifth Discipline : The Art and Practice of the Learning Organization) ซึ่งได้แก่

1.รูปแบบความคิด/จิตใจ (mental model)

2.ความเชี่ยวชาญเฉพาะบุคคล (personal mastery)

3.การสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกัน (shared vision)

4.การเรียนรู้ร่วมกันอย่างเป็นทีม (team learning)

5.การคิดอย่างเป็นระบบ (system thinking)

แต่ในที่นี้จะกล่าวเฉพาะเรื่องการคิดอย่างเป็นระบบเท่านั้น ซึ่งในเรื่องนี้ไม่สามารถเรียนรู้ได้จากการอ่าน หรือศึกษาหลักการเพียงอย่างเดียวแล้วจะทำได้ดี ตรงกันข้ามท่านจะต้องฝึก และทดลองปฏิบัติจริงในชีวิตประจำวัน

การคิดอย่างเป็นระบบจริงๆ แล้วมีการใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งในส่วนของงานและตัวบุคคล เช่น งานทางด้านวิศวกรรม (engineering) ทางด้านขนส่ง (logistics) ทั้งนี้เป้าหมายก็เพื่อเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพ ปัจจุบันบุคคลที่คิดอย่างเป็นระบบได้เป็นรูปธรรมจริงๆ และเห็นได้ชัดคือ นักพัฒนาโปรแกรมหรือคนเขียนโปรแกรม (programmer) ซึ่งคนกลุ่มนี้จะมีกระบวนการทางความคิดที่เป็นระบบและสลับซับซ้อน มีความคิดอย่างเป็นระบบย่อยๆ อยู่ในความคิดอย่างเป็นระบบหลัก ซึ่งเป็นความสามารถพิเศษเฉพาะบุคคล

แต่นั่นก็คือการทำงานที่ขึ้นอยู่กับเฉพาะบุคคล ซึ่งต่างกับชีวิตความเป็นอยู่ของบุคคลทั่วไป โดยจะเกี่ยวข้องกับงาน บุคคล และสภาพแวดล้อมที่แตกต่างและแปรเปลี่ยนตลอดเวลา และเพื่อให้ท่านได้เข้าใจในหลักการง่ายๆ ของการคิดอย่างเป็นระบบซึ่งปกติทุกคนก็มีอยู่แล้วนั้น

โดยในเบื้องต้นขอยกตัวอย่างการรับประทานอาหาร ซึ่งเป็นเรื่องใกล้ตัว ปกติแล้วจุดประสงค์หลักในการรับประทานอาหารของทุกคนก็คือ "อิ่ม" โดยมีจุดมุ่งหมายรองซึ่งแตกต่างกันแต่ละบุคคล เช่น อาหารมื้อนั้นต้องอร่อย อาหารมื้อนั้นต้องครบ (เกือบครบ) 5 หมู่ ราคาประหยัด อาจมีเป้าหมายย่อยลงไปคือ ร้านที่จะไปรับประทานอยู่ใกล้ที่ทำงาน หรือเป็นร้านทางผ่านที่ต้องเดินทางไปต่อ เป็นต้น เมื่อเราไปถึงร้านอาหารที่ขายข้าวแกงโดยเราไม่รู้ล่วงหน้าว่าวันนี้ร้านค้าทำกับข้าวอะไรบ้าง ดังนั้นเมื่อเราไปเห็นอาหารเราก็จะเลือกเพื่อตอบสนองความต้องการของตน ซึ่งจะขึ้นอยู่กับความพึงพอใจหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับระดับความต้องการของคนคนนั้น แต่ท้ายสุดแล้วทุกคนก็จะอิ่ม ซึ่งความคิดที่เกิดขึ้นในระหว่างนั้นล้วนเป็นความคิดอย่างเป็นระบบทั้งสิ้นโดยมีจุดมุ่งหมายหลักก็คือ "อิ่ม"

แต่ในภาวะการทำงานจริงๆ โดยเฉพาะบุคคลระดับหัวหน้างานขึ้นไป ความคิดอย่างเป็นระบบมีความสำคัญอย่างมาก เพราะงานจะเข้ามาตลอดเวลาเหมือนกับสายพานลำเลียง แต่หากเราไม่มีกระบวนการทางความคิดที่ดีหรืออย่างเป็นระบบแล้ว งานก็เดินหรือลำเลียงออกไปไม่ได้

และนั่นก็คือปัญหาที่จะตามมาอีกหลายอย่าง เพราะฉะนั้น จะเห็นว่าความสำคัญของงานก็จะแปรผันตามระดับความรับผิดชอบของเรา ดังนั้นคนที่เป็นระดับหัวหน้างานขึ้นไปจะต้องหมั่นทำเป็นประจำ

ทำอย่างไรที่จะคิดอย่างเป็นระบบ (ซึ่งจริงๆ แล้วมีหลักสูตรในการอบรม) ขั้นแรกต้องฝึกจินตนาการ (ไม่ใช่เพ้อฝัน) โดยมีเหตุมีผล เป็นการจำลองเหตุการณ์ทางความคิด ซึ่งคนที่จะทำการ simulation ได้ดี คนคนนั้นจะต้องมีประสบการณ์หรือพื้นฐานในเรื่องนั้นดีด้วย เพราะไม่เช่นนั้น simulation ก็จะไม่เป็นจริง

แต่ถ้าเราไม่รู้ล่ะ... ก็ต้องหาข้อมูลและทำให้ตัวเองรู้ให้ได้ไม่เช่นนั้นความล้มเหลวหรือความผิดพลาดก็จะตามมา ท่านลองคิดซิว่าถ้าท่านต้อง รับผิดชอบจัดงานเลี้ยงพนักงานประจำปี หรือจัด พนักงานไปอบรมดูงานนอกสถานที่ ท่านจะต้องทำอย่างไรบ้าง โดยคนที่ไม่อยากคิดมากอาจใช้วิธีจ้างคนมาดำเนินการแทน ในงบประมาณที่ได้รับ ซึ่งแน่นอนว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นผู้รับจ้างก็จะบวกค่าดำเนินการ (ค่าความคิดของเขา) เข้าไปด้วย แต่ถ้าเราทำเองล่ะ...จะประหยัดกว่าหรือไม่

การทำงานในปัจจุบันก็เช่นกัน เราต้องตัดสินใจทำอะไรก่อนหลังอยู่ตลอดเวลา ซึ่งตามที่เราได้เรียนหรืออบรมมาก็จะมีการจัดลำดับการทำงานอยู่ 4 อย่างด้วยกัน คือ

1.งานด่วน และสำคัญ

2.งานด่วน แต่ไม่สำคัญ

3.งานไม่ด่วน แต่สำคัญ

4.งานไม่ด่วน และไม่สำคัญ

เกือบทั้งหมด ก็จะเลือกทำงานด่วนและสำคัญเป็นอันดับแรก ถ้าถามถูกมั้ย ก็ตอบว่าไม่ผิด แต่ก็ไม่ถูกทั้งหมด เพราะในชีวิตการทำงานจริงเราจำเป็นต้องให้มีผลงานออกมาในแต่ละวันโดยเฉพาะงานที่เจ้านายสั่ง

ซึ่งบางครั้งเราอาจจะต้องเอางานที่ไม่ด่วนและไม่สำคัญก่อน หากงานนั้นใช้เวลา 5-10 นาทีหรือเพียง 1 นาที (ออกคำสั่ง) ซึ่งนั่นคือผลงานที่ออก มาแล้วอย่างน้อย 1 อย่าง แต่ถ้าท่านทำงานด่วนและสำคัญก่อน ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาครึ่งวัน เจ้านายอาจจะเดินมาหาท่านหลายรอบ เพราะยังไม่มี งานออกมาเลยสักอย่าง คุณคิดว่าเจ้านายจะคิดอย่างไร ???

การคิดอย่างเป็นระบบไม่ใช่แค่เป็นการสร้างให้บุคคลหรือทีมงานมีความเข้าใจถึงความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งต่างๆ ซึ่งเป็นการมองภาพรวมเท่านั้น ยังจะช่วยขจัดปัญหาความ ซับซ้อนของงานได้อีกด้วย และยิ่งเราเป็นระดับหัวหน้างานด้วยแล้ว เราก็จะเป็นเพียงคนจัดลำดับวางแผนและตัดสินใจงานเท่านั้น หากเราคิดอย่างเป็นระบบได้ดี งานก็จะออกมาอย่างต่อเนื่องและนั่นคืออนาคตของท่าน ซึ่งเกิดจากกระบวนการทางความคิดที่เป็นระบบนั่นเอง

หน้า 6