กลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิผล

เมื่อคุณเข้าใจปัจจัยทางจิตวิทยาที่มีผลต่อผลผลิตของคุณแล้วคุณยังสามารถดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆเพื่อจัดการได้

1. มุ่งเน้นไปที่การจัดการพลังงานไม่ใช่การบริหารเวลา(Focus on Energy Management, Not Time Management)

2. ความเชื่อมโยงการจัดการ (Manage and Manipulate Your Willpower) ความตั้งใจจริงและความมีวินัยในตัวเองที่นำไปสู่ความสำเร็จ มันเป็นเหมือนอารมณ์ นั่นคือมันสามารถจัดการและบริหารได้

3. ควบคุมการตัดสินใจ (Regulate Decision Making) ยิ่งคุณต้องตัดสินใจมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งหมดความมุ่งมั่น เพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจให้สร้างระบบที่การตัดสินใจส่วนใหญ่ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติหรือตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นที่ "ปลอดภัย" กุญแจสำคัญคือการลดจำนวนการตัดสินใจที่ไม่สำคัญของคุณให้เหลือน้อยที่สุด ด้วยการควบคุมตัวเลือกที่มีอยู่อย่างรอบคอบคุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะประหยัดพลังงานสำหรับการตัดสินใจที่สำคัญอย่างแท้จริง

4. ใช้ผลกระทบทางจิตวิทยาเพื่อประโยชน์ของคุณ ( Use Psychological Effects to Your Advantage
) วิธีง่ายๆในการเริ่มสิ่งต่างๆ คือ: เริ่มต้นทำมัน ง่ายอย่างที่คิดมันมีผลทางจิตวิทยาที่อยู่เบื้องหลังคำแนะนำนี้นั่นคือผลของ Zeigarnik (Zeigarnik Effect.)ด้วยเหตุนี้เราจึงต้องลุยเพื่อไม่ปล่อยให้สิ่งต่างๆยังไม่เสร็จ เมื่อเราลงทุนเวลาและพลังงานในโครงการเรารู้สึกว่าต้องทำมันให้เสร็จนี่เป็นหนึ่งในหลายวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิผลได้โดยใช้ประโยชน์จากอคติทางจิตใจโดยกำเนิดของเรา

อีกตัวอย่างหนึ่งคือทฤษฎีสามมิติของการระบุแหล่งที่มา

three-dimensional theory of attribution.
ทฤษฎีนี้ระบุว่าวิธีที่เราอธิบายพฤติกรรมของเรากำหนดพฤติกรรมในอนาคตของเรา ในการทดลองนักเรียนที่ตำหนิปัจจัยภายนอกเนื่องจากคะแนนไม่ดีมีแนวโน้มที่จะทำคะแนนได้ไม่ดีในการทดสอบในอนาคต

อย่างไรก็ตามนักเรียนที่ถูกตำหนิเกี่ยวกับปัจจัยภายใน (ขาดการเรียนการจัดการเวลาไม่ดีในระหว่างการทดสอบ ฯลฯ ) พบว่าผลลัพธ์ที่ดีกว่าในอนาคต

บทสรุป: หากคุณต้องการควบคุมตนเองมากขึ้นให้ยอมรับโทษที่สูญเสียการควบคุมตนเอง ยิ่งคุณลบล้างคำตำหนิมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะทำซ้ำมากขึ้นเท่านั้น

ผลกระทบอีกประการหนึ่งที่คุณควรทราบคือทฤษฎีความคาดหวัง Expectancy Theory.
ตามทฤษฎีนี้คุณรู้สึกกระปรี้กระเปร่าเพียงใดเกี่ยวกับงานนั้นขึ้นอยู่กับผลตอบแทนที่คาดหวังกับความพยายามที่ต้องการเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนรางวัลของงานได้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนความพยายามในการรับรู้เพื่อบรรลุเป้าหมายนั้นได้

การแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนต่างๆที่เล็กลงและทำได้มากขึ้นคุณสามารถหลอกให้สมองของคุณรับรู้งานได้ง่ายกว่าที่เป็นอยู่ งานขนาดเล็กยังช่วยลดแรงเสียดทานในการเริ่มต้นทำให้คุณมีแนวโน้มที่จะติดจนกว่าจะเสร็จ

5. ควบคุมสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ (Control Your Work Environment)

มีงานวิจัยจำนวนมากที่แสดงให้เห็นว่าสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณส่งผลต่อผลผลิตของคุณอย่างไร

มีปัจจัยบางอย่างในสภาพแวดล้อมของคุณที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ (เช่นคุณไม่สามารถเลือกได้ระหว่างสำนักงานแบบเปิดกับสำนักงานปิดใน บริษัท ส่วนใหญ่)

อย่างไรก็ตามด้วยการจัดการสิ่งง่ายๆสองสามอย่างอย่างรอบคอบคุณสามารถเพิ่มผลผลิตได้อย่างมาก:

ลดความต้านทานในการเริ่มต้นโดยทิ้งเอกสารแอปพลิเคชันและเครื่องมือที่สำคัญที่สุดของคุณไว้ในสถานะ“ พร้อมใช้งาน” ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนบทความให้เปิดแล็ปท็อปทิ้งไว้บนเอกสารก่อนเข้านอนตอนกลางคืน ทำงานในสภาพแวดล้อมสาธารณะที่คุณถูกตรวจสอบ ผลของ Hawthorne ระบุว่าผู้คนมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อได้รับการสังเกต หากคุณกำลังทำงานคนเดียวให้ลองทำในร้านกาแฟหรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน การติดตามผลผลิตยังช่วยปรับปรุงประสิทธิผล ใช้เครื่องมือเช่น RescueTime เพื่อติดตามกิจกรรมของคุณโดยอัตโนมัติ 

เปรียบเทียบผลผลิตของคุณในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อตรวจหาช่องว่างและส่วนของการปรับปรุง tools to improve productivity คุณสามารถลองใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิผลได้เช่นกัน ฟังเพลงที่ช่วยเพิ่มผลผลิตโดยส่วนใหญ่เป็นเสียงรอบข้างและลวดลายที่เรียบง่ายซ้ำ ๆ music that improves productivity ค้นหา "แก้ไขการบ้าน" บน YouTube หรือใช้เครื่องมือเช่น Noisli ดนตรีมีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการทำให้งานซ้ำ ๆ สนุกขึ้น สุดท้ายอย่าทำงานหลายอย่างพร้อมกันเว้นแต่ว่างานนั้น a) ง่าย b) ซ้ำ ๆ กันและ c) เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด

สำหรับผู้จัดการฝ่ายครีเอทีฟบทความของ McKinsey เกี่ยวกับการสร้างสภาวะ “flow” มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ ด้วยการจัดการคุณภาพ (IQ) พลังงานทางอารมณ์ (EQ) และผลผลิตที่ต้องการ (MQ) ของทีมอย่างรอบคอบคุณสามารถกระตุ้นให้เกิดสภาวะ“ การไหล” ที่เกี่ยวข้องกับผลผลิตที่สูงขึ้น


ข้อสรุปและประเด็นสำคัญ

ความสามารถในการผลิตเป็นปัญหาทั่วไปสำหรับธุรกิจผู้จัดการและบุคคลที่มีความคิดสร้างสรรค์ส่วนใหญ่ กระนั้นเส้นทางสู่ความสำเร็จมักจะรู้สึกสับสนหากไม่สามารถนำทางได้

วิธีแก้ปัญหานี้คือการทำความเข้าใจสาเหตุพื้นฐานของผลผลิตที่ไม่ดีก่อนจากนั้นจึงดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับสมองของคุณและแรงจูงใจของมันมีประโยชน์อย่างยิ่งในเรื่องนี้ ดังที่คุณเห็นข้างต้นความมุ่งมั่นความตั้งใจการพร่องอัตตาความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ ฯลฯ ล้วนส่งผลต่อผลผลิตของคุณ

คุณสามารถบรรเทาปัญหาเหล่านี้ได้โดย:

การควบคุมสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณเพื่อสร้างการตั้งค่าสำนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น การใช้ผลทางจิตวิทยาเช่นทฤษฎีการระบุแหล่งที่มาสามมิติทฤษฎีความคาดหวังและเอฟเฟกต์ Zeigarnik เพื่อ "โกง" วิธีการผลิตของคุณ ทำการตัดสินใจโดยอัตโนมัติเพื่อลดความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ มุ่งเน้นไปที่การจัดการระดับพลังงานของคุณตลอดทั้งวันแทนที่จะจัดการเวลาของคุณ ควบคุมจิตตานุภาพของคุณโดยใช้รางวัลและจัดการสิ่งเร้าที่ทำให้เสียสมาธิรอบตัวคุณ 

 

จาก The Psychology of Productivity: How to Work Better, Longer, Faster

by Esther Cohen, July 20, 2017