ระบบการจัดการกระแสงาน
ระบบการจัดการกระแสงาน คือ ระบบการจัดการอัตโนมัติ สำหรับกระบวนการทางธุรกิจ (business process) (กระบวนการทางธุรกิจ หมายถึง อันดับของกิจกรรมตามลำดับขั้นตอนเพื่อให้ได้งานที่สำเร็จตรงตามเป้าหมายของ ธุรกิจ) เพื่อประหยัดเวลาที่ต้องเสียไปในการทำงาน ช่วยลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการทำงานและทำให้การปฏิบัติภารกิจได้ราบรื่น
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบกระแสงาน คือ
- การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- การลดค่าใช้จ่ายการดำเนินการ
- การลดความซ้ำซ้อน
- การอำนวยความสะดวกในการเรียกใช้เอกสาร
หน้าที่ของระบบกระแสงาน
- การส่งเอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถส่งข้อความ เอกสาร งาน ไปตามเส้นทางต่างๆ ได้อย่างอัตโนมัติ ตามที่ได้กำหนดไว้ระหว่างการเขียนแผนภูมิกระแสงาน (workflow diagram) ซึ่งผู้ใช้ระบบจะต้องวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการทำงาน และกำหนดรายละเอียดต่างๆ ขององค์ประกอบของระบบการจัดการกระแสงาน
- การกำหนดค่าตัวแปร ระบบสามารถกำหนดค่าตัวแปรที่ใช้กำหนดกฎการทำกิจกรรม หรือกฎทางธุรกิจ
- การควบคุมกิจกรรม ระบบสามารถกำหนดควบคุมการทำกิจกรรมว่าได้ถูกกระทำ และรับการยืนยันการสำเร็จของงาน โดยอาจให้มีข้อยกเว้นได้สำหรับกรณีฉุกเฉิน
- การนำเข้าและส่งออก ระบบควรมีความสามารถในการนำแฟ้มเข้า (import) และส่งแฟ้มออก (export) เพื่อเปิดโอกาสให้มีการติดต่อกันกับระบบงานข้างเคียง
- การบันทึกงานแต่ละขั้นตอน ระบบจะช่วยเก็บรายละเอียดของเวลาแต่ละขั้นตอนไว้ทั้งหมด เพื่อนำไปประเมิน พัฒนา และปรับปรุงกระแสงานต่อไป
ความสามารถของระบบกระแสงาน
- การมอบหมายงาน ระบบสามารถมอบหมายงานกระจายไปให้ผู้ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม
- การจัดตารางเวลา ระบบสามารถจัดตารางเวลางานให้ตามความเร่งด่วน ผู้ใช้ระบบจะถูกกำหนดบทบาท สิทธิ หน้าที่ในการทำงานในกระแสงาน โดยผู้บริหารระบบกระแสงาน (workflow system administrator)
- การแสดงรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ
- การแสดงสถานภาพของงาน ระบบสามารถจัดทำสถานภาพความก้าวหน้าและตารางแสดงความสัมพันธ์ของงาน ทุกครั้งที่รายการของกิจกรรมได้เริ่มต้นตามกระแสงาน
ประโยชน์ของการจัดการกระแสงาน
- การบันทึกกระบวนการทางธุรกิจ ระบบมีการบันทึกผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจร
- การวิเคราะห์และออกแบบกระบวนการทำงาน ผู้รู้งานที่แท้จริงเป็นผู้ให้ข้อมูลสร้างแผนภูมิกระบวนการทำงานที่สั้น กะทัดรัด ขจัดงานที่ไม่มีคุณค่าเพิ่ม ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดระเบียบการทำงานใหม่
- การแก้ไขเอกสาร ข้อมูลที่ถูกแก้ไขเพิ่มเติม เปลี่ยนแปลงในเอกสารในขณะเดินเอกสารไปตามหน่วยงานต่างๆ จะได้ข้อมูลที่ทันสมัยตลอดเวลาและสามารถเปิดใช้ร่วมกันได้
- การทำงานโดยอัตโนมัติ
- การลดเวลาในการผลิตชิ้นงาน
- การสร้างความได้เปรียบ
ประเภทของการจัดการกระแสงาน
1. กระแสงานด้านสายการผลิต
กระแส งานด้านสายการผลิต (production workflow) จะเกี่ยวข้องกับงานที่ยุ่งยากซับซ้อน มีโครงสร้างของกระบวนการทางธุรกิจที่ชัดเจน ซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลายอย่างโดยมีผู้ปฏิบัติรับผิดชอบแยกกันไป เอกสาร สารสนเทศ และงานต้องถูกส่งต่อๆ ไป ตามขั้นการพิจารณางาน ปัจจุบันกระแสงานส่วนมากถูกนำมาใช้เน้นการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง
2. กระแสงานเพื่องานเฉพาะกิจ
กระแส งานเพื่องานเฉพาะกิจ (ad hoc workflow) จะเกี่ยวข้องกับงานและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก แล่ละเหตุการณ์แตกต่างกันไปในรายละเอียด มักเกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติงานที่มีความชำนาญงานในแต่ละด้านมาประสานงานกัน ในการทำโครงการร่วมกัน กระแสงานเฉพาะกิจจะมีขั้นตอนการทำงานที่ไม่ซ้ำกับงานที่ทำอยู่เป็นประจำทุก วัน
3. กระแสงานด้านธุรการ
กระแสงานด้านธุรการ (administrative workflow) จะเกี่ยวข้องกับงานที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนมากนัก งานที่ทำซ้ำๆ เป็นประจำ เป็นขั้นพื้นฐานที่มีการใช้แบบฟอร์มที่มีใช้อยู่เดิม รวมถึงงานธุรการทั่วไป ซึ่งไม่ใช่งานหลักแต่เป็นงานเสริม งานกลุ่มนี้มักเกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติงานภายในสำนักงานไม่เกี่ยวข้องงานบ ริกาลูกค้าเป็นงานที่ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก
4. กระแสงานเพื่องานที่ต้องการความร่วมมือ
กระแส งานเพื่องานที่ต้องการความร่วมมือ (collaborative workflow) เป็นกระแสงานที่ทำให้เกิดการประสานงานกันของขั้นตอนการทำงานร่วมกันจากหลายๆ หน่วยงาน เพื่อบรรลุเป้าหมาย ระบบกระแสงานนี้มีความสามารถเชื่อมต่อกับระบบสารสนเทศเดิมหลายระบบให้สามารถ ติดต่อส่งข้อมูลเอกสารเพื่อใช้ในการทำงานได้อย่างอัตโนมัติ
พัฒนาการของการจัดการกระแสงาน
ได้ปรับเปลี่ยนไปตามเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง เป็น 4 ยุค ดังนี้
1. ระบบติดตามการเดินเอกสารภายใต้ระบบปฏิบัติการดอส
ใน ช่วงประมาณปี ค.ศ.1980-1989 เป็นระยะที่ไมโครคอมพิวเตอร์เริ่มใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยมีระบบปฏิบัติการดอส การติดต่อกับผู้ใช้ระบบจะเป็นตัวอักษร (character based) ส่วนทางภาครัฐเองจะเห็นว่าในทุกกระทรวงต่างมีระบบงานที่ช่วยเหลือกองกลาง สารบรรณในการลงบันทึกรับส่งเอกสารราชการ อาจมีไมโครคอมพิวเตอร์ในการลงวันที่เวลารับเอกสาร แทนสมุดบันทึกอย่างแต่ก่อน ถ้ากระทรวงใดมีเครือข่ายคอมพิวเตอร์อยู่แล้วและมีระบบฐานข้อมูลใช้งานร่วม กันได้ ระบบการติดตามเอกสารก็จะมีประโยชน์มากขึ้น ส่วนเอกสารตัวจริงยังคงต้องส่งทางพนักงานเดินเอกสาร เพราะว่าเทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์ทั้งระบบการกราดภาพ และความจุของฮาร์ดดิสก์ยังมีขนาดเล็ก และความเร็วของการส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายก็ยังเป็นข้อจำกัดอยู่
2. ระบบติดตามการเดินเอกสารภาพลักษณ์แบบอัตโนมัติ
ช่วง ประมาณปี ค.ศ.1990-1993 เมื่อเริ่มมีการใช้ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ (windows) ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของระบบเอกสารภาพลักษณ์ (document imaging) มีขีดความสามารถเพิ่มขึ้น จึงผนวกความสามารถของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เข้ามาทำงานร่วมกับระบบจัดการ เอกสารภาพลักษณ์ แม้ระบบการเดินเอกสารอัตโนมัติในขณะนั้นจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำ งานได้ในระดับหนึ่ง เมื่อเทียบกับการไม่ได้ใช้เครื่องมือทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเลย แต่ก็ยังมีข้อจำกัดที่น่าจะพัฒนาต่อไปได้
3. ระบบจัดการกระแสงาน
ระบบ จัดการกระแสงานในยุคนี้เป็นวิวัฒนาการด้านเอกสารภาพลักษณ์ที่ต่อเนื่องไปสู่ การส่งมอบงานเอกสารภาพลักษณ์ที่เข้าสู่ระบบแล้วจะถูกถ่ายทอด และมอบหมายงานหรือเอกสารภาพลักษณ์ต้นฉบับไว้ที่ฐานข้อมูลหลักส่วนกลางเช่น เดิม ข้อมูลที่เดินทางไปตามเครือข่ายจึงมีขนาดไม่มากตามข้อความและภาพในเอกสารภาพ ลักษณ์ ผู้ปฏิบัติงานจะได้รับแจ้งงานที่ต้องปฏิบัติทันทีในรายการงานที่ยังไม่ได้ ดำเนินการแยกออกจากตู้จดหมายปกติ
4. การรื้อปรับระบบ
เมื่อกระแสการ ปรับปรุงการบริหารงานเริ่มเน้นหนักในการปรับรื้อองค์การ หรือยกเครื่ององค์การ ซึ่งต้องมีการปรับกระบวนการทำงานใหม่โดยเปลี่ยนรูปแบบเพื่อให้ได้งานและ บริการที่ลูกค้าพึงพอใจ องค์การต้องวิเคราะห์ออกแบบกระแสงานให้มีประสิทธิภาพที่สุด และต้องสามารถติดตามงานได้อย่างอัตโนมัติ
การรื้อปรับระบบหรือรีเอ็นจิ เนียริ่ง หมายถึง การปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน หรือวิธีการทำงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้องค์การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และให้มีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ทั้งนี้รวมถึงการเปลี่ยนโครงสร้างองค์การ วัฒนธรรม ทัศนคติในการทำงาน และกฎระเบียบ
ซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการกระแสงาน
1. คุณลักษณะของซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการกระแสงาน
ซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการกระแสงาน ประกอบด้วยความสามารถด้านต่างๆ ดังนี้
- การใช้เครื่องมือ โดยมีเครื่องมือเขียนแผนภูมิกระแสงานแบบคงที่ มีแบบสำเร็จรูปมาให้เริ่มต้นได้ง่ายขึ้น เครื่องมือสัญลักษณ์ที่ใช้อยู่ในแผนภูมิกระแสงาน จะมีจุดเชื่อมต่อกันถึงกันซึ่งแทนเส้นทางการเดินเอกสารจากจุดหนึ่งไปยังอีก จุดหนึ่ง
- การจัดเก็บ มีระบบการเก็บรายชื่อผู้ปฏิบัติงาน พร้อมทั้งหมายเลขประจำตัวและรหัสผ่านเพื่อเข้ามาใช้ระบบการจัดการกระแสงาน
- การกำหนดคุณสมบัติ สามารถกำหนดคุณสมบัติของวัตถุแต่ละชนิดได้อย่างละเอียด
- การออกแบบ สามารถออกแบบแผนภูมิกระแสงานตามกฎทางธุรกิจที่ซับซ้อนได้อย่างครบถ้วน
- การกำหนดเวลา สามารถกำหนดเงื่อนเวลาในการใช้ปฏิบัติงานของแต่ละชิ้นงาน
- การกำหนดงาน สามารถจัดเรียงรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ ให้มีทางเลือกได้หลายลักษณะ
- การติดต่อ สามารถติดต่อข้อความที่ใช้เพื่อการเชื่อมต่อระหว่างระบบให้สามารถทำงานร่วม กันได้ผ่านการรับส่งข้อความที่ไม่จำเป็นต้องเป็นไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- การกระตุ้นการทำงาน สามารถกำหนดและกระตุ้นการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน
- การใช้งานง่าย ระบบควรใช้งานง่าย และสามารถผสมผสานระบบงานต่างๆ ขององค์การ
- การรองรับการขยายตัว สามารถรองรับการขยายตัวและปริมาณเอกสารที่เพิ่มมากขึ้น
- การสำรองข้อมูล มีระบบการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ
- การแบ่งแยกระบบ มีความสามารถในการแบ่งแยกระบบที่กำลังพัฒนาแก้ไขอยู่กับระบบงานที่ใช้งานจริงอยู่ในกระแสงาน
- การเก็บประวัติ สามารถเก็บประวัติและสถิติของการทำงานในกระแสงาน
2. ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงาน
ซอฟต์แวร์ การจัดการกระแสงานจำแนกได้ 2 ประเภทคือ ซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงานเพื่อระบบงานเฉพาะ และซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงานเพื่อพัฒนาระบบงาน
- สำหรับระบบงานเฉพาะ เป็นซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามงานของระบบ สารสนเทศสำนักงาน ระบบสารสนเทศบางระบบมีการออกแบบให้มีวิธีการจัดการกระแสงานเข้าไปในระบบด้วย เช่น ระบบสารสนเทศควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบสารสนเทศการสั่งซื้อ เป็นต้น ตัวอย่างซอฟต์แวร์เช่น สมาร์ทสตรีม (SmartStrem)
- สำหรับพัฒนาระบบการจัดการกระแสงาน เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการออกแบบและสร้างระบบงานกระแสงาน ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะประกอบด้วยเครื่องมือที่ใช้พัฒนาระบบ ได้แก่ เครื่องมือเขียนแผนภูมิกระแสงาน เครื่องมือในการสร้างแบบโมเดล และยังสามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ประยุกต์ต่างๆ มาตรฐานของระบบการจัดการกระแสงาน
ใน ปีค.ศ. 1993 มีการก่อตั้ง Workflow Management Coalition (WfMC) หรือเรียกว่า ดับบลิวเอฟเอ็มซี ซึ่งเกิดจากการรวมตัวของผู้ผลิตซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงานหลายรายและนัก วิชาการ เพื่อช่วยกันกำหนดมาตรฐานสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงาน
1. ความหมายและความสัมพันธ์ของคำศัพท์มาตรฐานในการจัดการกระแสงาน
- กระบวน การทำงาน (business process) หมายถึง วิธีการทำงานของหลายกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ หรือนโยบายขององค์การ
- นิยามของกระบวนการทำงาน (process definition) จะมีรายละเอียดของกระบวนการทำงานที่แสดงให้เห็นเครือข่ายของกิจกรรมของ ธุรกิจว่ามีความสัมพันธ์ต่อกันอย่างไร
- กิจกรรม (activity) หมายถึง หน่วยของการทำกิจกรรมย่อยที่ประกอบกันเป็นกระบวนการทำงาน
- ระบบการจัดการกระแสงาน (workflow management system) หมายถึง ระบบที่จะควบคุมกำกับการไหลไปของกระแสงาน ซึ่งซอฟต์แวร์ในการทำงานนี้เรียกว่า เวิร์คโฟลว์เอนจิน
- การทำกระบวนการแต่ละครั้ง (process instances หรือ activity instances) หมายถึงแต่ละครั้งเหตุการณ์ของกระบวนการทำงานหรือหนึ่งกิจกรรมย่อยที่เกิด ขึ้นตามนิยามกระบวนการทำงาน
2. โมเดลอ้างอิงกระแสงาน
ข้อกำหนดและ มาตรฐานในการเชื่อมระบบการจัดการกระแสงาน ได้ถูกรวบรวมสรุปเป็นโครงสร้างสถาปัตยกรรม เพื่อแสดงการเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ซึ่งแผนภูมินี้เรียกว่า โมเดลอ้างอิงกระแสงาน (workflow reference model)
โมเดลอ้างอิงกระแสงาน
การจัดแบ่งระบบในระดับภาพรวม โดยพิจารณาตามหน้าที่การทำงานในระบบการจัดการกระแสงานแบ่งได้ดังนี้
- บิวด์ ไทม์ ฟังก์ชัน (build time function) หมายถึง ซอฟต์แวร์ส่วนที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการสร้าง หรือเขียนแผนภูมิกระแสงาน กำหนดแบบจำลองของกระแสงาน กำหนดวิธีการทำงานในแต่ละขั้นตอน การบันทึกรายละเอียดของนิยามกระบวนการทำงาน
- รัน ไทม์ คอนโทรล ฟังก์ชัน (run time control function) หมายถึง ซอฟต์แวร์ส่วนที่ทำหน้าที่ควบคุมดูแลกระแสงานในขณะปฏิบัติงานอยู่ในแต่ละ เหตุการณ์ ซึ่งจะเป็นไปตามกฎเกณฑ์ เงื่อนไขที่กำหนดไว้
- รัน ไทม์ อินเตอร์แอคชัน (run time interaction) หมายถึง ซอฟต์แวร์ส่วนที่ทำหน้าที่ติดต่อโต้ตอบกับผู้ใช้ระบบงาน และติดต่อกับระบบงานประยุกต์ที่ต้องถูกเรียกขึ้นมาทำหน้าที่ในกิจกรรมหนึ่ง
ข้อควรพิจารณาในการประยุกต์การจัดการกระแสงาน
1. ความพร้อมขององค์การ
องค์การ ควรให้ความสำคัญกับการเตรียมความพร้อมขององค์การโดยให้การอบรม ชี้แจงถึงประโยชน์ของระบบการจัดการกระแสงานและการปรับรื้อระบบขององค์การ เพื่อลดกระแสการต่อต้านจากผู้ปฏิบัติงาน
2. การวิเคราะห์ออกแบบกระแสงาน
นัก วิเคราะห์ระบบ และผู้ใช้งานปลายทางร่วมกันกำหนดรายละเอียดของกระบวนการทำงานแบบใหม่ โดยอาศัยกราฟิกใช้ในการติดต่อกับระบบ ระบบจัดการกระแสงานที่ไม่ผ่านการวิเคราะห์ออกแบบที่ดี จะไม่ได้ประโยชน์สูงสุด
3. ความพร้อมของโครงสร้างพื้นฐาน
การเชื่อม ต่อเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันจึงเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่งในระบบ การจัดการกระแสงาน องค์การควรจัดเตรียมให้มีเครือข่ายที่มั่นคง เพื่อให้การทำงานของระบบการจัดการกระแสงานดำเนินต่อไปได้อย่างอัตโนมัติ
4. ความยืดหยุ่นของซอฟต์แวร์ระบบการจัดการกระแสงาน
ซอฟต์แวร์ ระบบการจัดการกระแสงานต้องสามารถเชื่อมต่อระบบการจัดการกระแสงานระบบที่สอง ได้ การติดตั้งระบบและจัดเตรียมการใช้งานไม่ควรยุ่งยากมากนัก สามารถดูแลบำรุงระบบให้สามารถทำงานได้ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ และสามารถใช้งานได้กับฮาร์ดแวร์ขนาดต่างๆ กัน
5. ความช่วยเหลือและบริการหลังการขาย
องค์การ ควรทำข้อตกลงที่ชัดเจนว่าบริการนั้นครอบคลุมเรื่องอะไรบ้าง เป็นระยะเวลานานเท่าใด มีกำหนดระดับการบริการที่ชัดเจน และกรณีที่ซอฟต์แวร์มีการปรับปรุงเป็นรุ่นที่ใหม่ขึ้น องค์การจะสามารถติดตั้งระบบการจัดการกระแสงานรุ่นใหม่ได้โดยมีค่าใช้จ่ายใน การบำรุงรักษาเป็นจำนวนตามที่ตกลงกับผู้ขายไว้
อ้างอิงจาก http://muyong.multiply.com/journal/item/8The Workflow Management Coalition
http://www.wfmc.org/
Workflow Patterns home page (http://www.workflowpatterns.comWfMOpen
Welcome to the WfMOpen project
WfMOpen is a J2EE based implementation of a workflow facility (workflow engine) as proposed by the Workflow Management Coalition (WfMC) and the Object Management Group (OMG)http://wfmopen.sourceforge.net/
http://msit.cp.su.ac.th/msit4/doc/seminar/Group2/2_49309310_ChanunyaNeam.pdf
http://www.geocities.com/comapp45201993/ch03.html
http://computer.pcru.ac.th/emoodledata/16/lesson_doc/lesson_4.doc
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น