วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและบริหารเวลาด้วย Eisenhower Box
เสียงหญิงสาวคนหนึ่งตะโกนตอบรับเมื่อเสียงเรียกจากหัวหน้าจบลง ก่อนจะรีบวางมือจากงานทุกอย่าง แล้วรีบตรงไปหาหัวหน้าทันที และเมื่อผ่านไปไปไม่ถึงสิบนาที หญิงสาวคนเดิมก็เดินกลับมาที่โต๊ะ พร้อมกับแฟ้มเอกสารกองใหญ่... มันก็คืองานชิ้นใหม่ที่ได้รับมาจากหัวหน้าสด ๆ ร้อน ๆ นั่นเอง
หญิงสาวมองแฟ้มที่อยู่ตรงหน้า สลับกับจอคอมพิวเตอร์ ก่อนเหลือบไปมองลิสต์งานที่ยาวเป็นหางว่าวอยู่ในสมุดโน้ต ก่อนจะถอนหายใจออกมาเฮือกใหญ่ อย่างไม่รู้ว่าจะเริ่มเคลียร์งานไหนก่อนดี
การจัดลำดับความสำคัญนับเป็นปัญหาที่หลาย ๆ คนพบในการทำงาน หรือแม้แต่ในชีวิตประจำวันทั่วไป แม้เราจะรู้ตัวดีว่ามีหน้าที่อะไรบ้างที่ต้องทำ แต่หลายครั้งก็ยังไม่สามารถจัดการได้ว่าควรจะทำอะไรก่อนหรือหลังดี จนนำมาซึ่งปัญหาที่ทำให้ทั้งชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัววุ่นวาย และเหนื่อยโดยไม่จำเป็น เพื่อช่วยคนทำงานแก้ปัญหานี้
JobThai.com/REACHจึงมีวิธีการจัดลำดับการทำงานดี ๆ มาฝาก ซึ่งวิธีนี้เรียกว่า Eisenhower Box ซึ่งที่มาจากแนวคิดของ Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีของประเทศสหรัฐอเมริกา
|
Eisenhower Box (อาจจะเรียกว่า Eisenhower Method หรือ Eisenhower Matrix) เป็นวิธีการบริหารเวลาด้วยการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานง่าย ๆ มีวิธีการคือตั้งคำถามกับตัวเองว่า
- งานนั้นสำคัญหรือไม่ โดยเกณฑ์การให้ความสำคัญก็คืองานหรือสิ่งที่เราจะต้องทำนั้นจะช่วยให้เรารักษาสถานะในการทำงานไว้ได้ หรือเข้าใกล้เป้าหมายในอนาคตได้ไหม
- งานนั้นมีความเร่งด่วนหรือไม่ ต้องทำตอนนี้เดี๋ยวนี้ หรือจำเป็นต้องทำตอนนี้เพราะงานต้องส่งไม้ต่อไปให้คนอื่นอีกทอด หรือเอาไว้ทำทีหลังได้
วิธีการนำไปใช้งาน
ใช้กระดาษเปล่า 1 ใบ เขียนตารางนี้ลงไปในกระดาษ แล้วเอาเอาลิสต์รายการงานที่คุณต้องทำมา แบ่งงานแต่ละอย่างในลิสต์ลงในช่องทั้ง 4 ช่อง ตามความสำคัญและความเร่งด่วนด่วน |
ไม่ด่วน |
|
|
สำคัญ
|
- รายงานที่ต้องใช้ในที่ประชุมพรุ่งนี้ | - แผนการทำงานในสัปดาห์หน้า - Project ใหม่ที่จะนำเสนอในที่ประชุมในครั้งหน้า - แผนการท่องเที่ยวกับครอบครัวในวันหยุด |
|
ไม่สำคัญ
|
- โทรศัพท์หรือข้อความต่าง ๆ - เพื่อนร่วมงานที่มาขอความคิดเห็นเรื่องงาน |
- ตามติดกระทู้ดังในอินเทอร์เน็ต - ช็อปปิ้งออนไลน์ |
งานที่มีความสำคัญและเร่งด่วน: งานประเภทที่ต้องทำทันที
ต้องรีบทำก่อนเป็นงานประเภทที่ว่าถ้าเสร็จไม่ทันชีวิตจะตกอยู่ในหายนะ เช่น งานที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง งานที่อาจจะเกิดวิกฤติที่ต้องรีบแก้ไข การเคลียร์งานในช่องนี้ให้เสร็จได้แต่ละงานนั้นกินพลังชีวิตไปมากเป็นไปได้อย่าพยายามให้มีงานที่เกิดในช่องนี้เยอะเกินไป นั่นเท่ากับว่าเราทำงานในแบบเชิงรับมากกว่าเชิงรุก ถ้ามีงานที่ตกอยู่ในช่องนี้เยอะ วิธีการที่นำมาจัดลำดับความสำคัญก็คือ เดดไลน์ของงาน หรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากงานนั้นงานที่สำคัญแต่ยังไม่เร่งด่วน: งานประเภทที่ต้องหาเวลาจัดการในภายหลัง
ควรจะเป็นงานที่เราใช้เวลาด้วยมากที่สุด เช่น งานประเภทการวางแผน งานสร้างสรรค์ รวมถึงการสร้าง และรักษาความสัมพันธ์ต่าง ๆ ด้วย งานในช่องนี้จึงเป็นงานที่จะช่วยเราบรรลุเป้าหมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ถึงงานในช่องนี้เราจะเห็นว่ามันไม่เร่งด่วนก็จริง แต่พยายามกำหนดแผนและเวลาในการทำงานของงานที่อยู่ในหมวดนี้ไว้ด้วย ถ้าเผลอปล่อยทิ้งไว้เพราะคิดว่าเป็นงานไม่เร่งด่วนโดยไม่ทำอะไรกับมันสักทีมันอาจจะย้ายไปอยู่ในกลุ่มความสำคัญและเร่งด่วนได้งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: งานประเภทที่ให้คนอื่นช่วยทำแทนได้
งานประเภทนี้จะเป็นงานประเภทที่ทำเสร็จไปก็ไม่ได้ทำให้เข้าใกล้เป้าหมายในการทำงานมากขึ้น แต่ก็มักเป็นงานที่เข้ามาแทรกบ่อย ๆ ระหว่างวัน เช่น ประชุมย่อย โทรศัพท์จากลูกค้า เพื่อนร่วมงานโผล่เข้ามาขัดจังหวะ หรืออีเมลที่ต้องตอบรายละเอียดจุกจิกซ้ำไปซ้ำมา งานในช่องนี้ให้พิจารณาว่าเราสามารถฝากให้คนอื่นช่วยทำแทนได้หรือไม่ ถ้าฝากไม่ได้พยายามใช้เวลาเคลียร์เรื่องนี้ให้เร็วที่สุดงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: งานที่ไม่ควรมีอยู่ หรือควรจะทำในเวลาว่าง
งานที่ไม่ทำก็ไม่มีผลอะไร นอกจากจะทำให้เสียเวลาแล้ว ยังอาจจะทำให้เราห่างไกลเป้าหมายในการทำงานออกไปอีก ถ้าเป็นเช่นนั้นแล้วเก็บสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ไว้ไปทำวันอื่น หรือเอาไปทำในเวลาว่างจะดีกว่าการนำไปปรับใช้จริงในช่วงแรกอาจจะยากในการแยกแยะสิ่งต่าง ๆ แต่ถ้าเราเข้าใจตัวเองดีและรู้ว่าเป้าหมายของตัวเองคืออะไร เราจะสามารถแยกแยะและจัดลำดับความสำคัญได้ดียิ่งขึ้น
https://www.jobthai.com/REACH/career-tips/%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B8%98%E0%B8%B5%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B8%A5%E0%B8%B3%E0%B8%94%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%84%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B9%81%E0%B8%A5%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%A3%E0%B8%B4%E0%B8%AB%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%A7%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%A7%E0%B8%A2-eisenhower-box.html
เร่งด่วนและสำคัญ:
ไม่ต้องคิดมาก แต่ให้ลงมือทำทันที ที่สำคัญคือทำเป็นอย่างแรกของวันด้วย…ข้อดีหนึ่งของการทำสิ่งสำคัญคือ เมื่อทำแล้วจะช่วยลดสิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญในข้อถัดไปด้วย เช่นการออกกำลังกาย เราก็ไม่ต้องไปหาหมอบ่อยๆ ในกรณีฉุกเฉินอีกต่อไป หรือการนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอ จะเพิ่มสติ ลดอาการเลินเล่อ ไม่เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน ไม่เสียเวลาในการตามแก้ไขสิ่งที่ทำผิดพลาด
เร่งด่วนไม่สำคัญ:
ถามตัวเองว่าจะลดสิ่งเหล่านี้ลงได้อย่างไร (แม้จะยังทำไม่ได้ในตอนนี้) หาทางทำสิ่งที่เรียกว่า Work smart เช่นถ้าเราสามารถจ่ายเงินค่าหอผ่านแอพพลิเคชันได้แทนที่จะเสียเวลาไปธนาคารก็จงรีบทำ…กลยุทธ์คือพยายามลดเวลาที่ใช้ไปในกล่องนี้ให้มากที่สุด แล้วเอาเวลาไปโฟกัสกับสิ่งที่อยู่ในกล่องช่องถัดไป
ไม่เร่งด่วนสำคัญ:
ข้อนี้คือจุดตายที่สำคัญที่สุด !!!
มันคือสิ่งที่ทำให้ผู้สูงวัยจำนวนมากต้องนึกเสียดายวันวัยในขณะที่พวกเขายังเยาว์และมีแรงกำลังในการทำสิ่งต่างๆวิธีที่จะไม่พลาดคือการกำหนดเป้าหมาย และก่อร่างสร้างวินัย และเริ่มต้นทำทันที…ข้อนี้ไม่มีใครบังคับให้ทำหรอกนะครับ!!!แต่เราต้องลงมือทำด้วยตัวเอง อย่างปัจจุบันผมก็แบ่งเวลาในการอ่านหนังสือ Non-Fiction ดีๆ ทุกวันวันละ 4 ชั่วโมงซึ่งจะช่วยเพิ่มคุณภาพในงานเขียนของผมได้…
แล้วของคุณผู้อ่านล่ะครับ สิ่งนั้นคืออะไร ???
ไม่เร่งด่วนไม่สำคัญ:
สั้นๆ นะครับ…ตัดมันทิ้งเสียถ้าหากทำได้แต่ก็ไม่ง่ายเท่าไหร่หรอกนะครับ เพราะความบันเทิงรูปแบบต่างๆ
ที่มาพร้อมกับการพัฒนาของเทคโนโลยี…การใช้เวลาไร้สาระทั้งวัน…ประเด็นคือไม่ได้กำลังจะบอกว่าไม่ให้มีช่วงเวลาพักผ่อนเลย ในทางกลับกันการพักผ่อนเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญมากๆ เช่นกัน ที่จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างเต็มที่และยืนระยะได้อย่างยาวนาน
จงแยกให้ออกระหว่างการรีชาร์ตแบตกับการเสพติด
มีงานวิจัยออกมาแล้วว่าหลายๆครั้งการเล่นโซเชียลมีเดียไม่ได้ทำให้เรามีความสุขแต่อาจทำให้เกิดการเปรียบเทียบและทุกข์ยิ่งกว่าเดิมแต่เราก็ยังเล่นมันเพราะ platform เหล่านี้ถูกออกแบบมาทุกอณูให้เราเสพติด
(ใครอยากศึกษาเพิ่มเติมสามารถหาอ่านในหนังสือชื่อ Hooked: How to Build Habit-Forming Products)
มีงานศึกษาพบว่าคนเรามักจะชอบทำงานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
มากกว่างานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
ซึ่งเป็นผลมาจากปรากฎการณ์ทางจิตวิทยาที่เรียกว่า ‘The Mere Urgency
Effect’ ทั้งๆ ที่ความจริงแล้วมันเป็นเพียง “ภาพลวงตา”
ที่เกิดขึ้นเพราะอันที่จริงเวลาที่เราเหลืออยู่นั้นก็เพียงพอที่จะใช้ในทำงานที่
‘สำคัญมากกว่า’ ถึงแม้จะไม่เร่งด่วนก็ตาม [รูปโดย Bri Williams]
2.ส่วนที่ยากที่สุดคือตอนเริ่ม แต่เมื่อเริ่มทำแล้วมันก็คงไม่ยาก ยิ่งถ้าเราทำให้งานที่สำคัญนั้นกลายเป็นส่วนหนึ่งของนิสัยไปเลยก็ยิ่งทำให้เรารักษาความสมํ่าเสมอในการทำงานนั้นได้ ซึ่งสามารถอ่านได้ในหัวข้อที่ 2 ของบทความที่มีชื่อว่า “Done is better than perfect”
3.ในโลกยุคใหม่ที่มีสิ่งวุ่นวาย เช่นโซเชียลมีเดีย การที่เราโฟกัสกับงานที่สำคัญที่สุดอย่างใจจดใจจ่อ
ได้กลายเป็นทักษะใหม่ในศตวรรษที่ 21 ในการสร้างผลงานที่ยอดเยี่ยม ซึ่งผู้อ่านสามารถเรียนรู้หลักการที่มีชื่อว่า DEEP WORK ได้ในบทความนี้ครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น